Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số

Cùng với triển vọng tăng trưởng của nền kinh tế số hiện nay, công nghệ thông tin và chuyển đổi số đã trở thành chủ đề “nóng” được mọi doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn còn nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “chuyển đổi số”, dẫn đến việc mơ hồ trong triển khai ứng dụng công nghệ số cho doanh nghiệp. Để giúp các nhà quản trị ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số hiệu quả, INFO LINKS sẽ cung cấp những kiến thức cần thiết trong bài viết sau.

1. Hiểu rõ khái niệm công nghệ thông tin và chuyển đổi số

1.1. Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (CNTT) là lĩnh vực liên quan đến việc sử dụng các công cụ, kỹ thuật, phương pháp, và quy trình để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tải, và quản lý thông tin thông qua máy tính và mạng máy tính. CNTT có tác động lớn đến mọi mặt của nền kinh tế và đời sống xã hội hàng ngày. CNTT đã thay đổi cách chúng ta giao tiếp, làm việc, giải trí, và tiếp cận thông tin.

Bên cạnh đó, CNTT đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phát triển các ứng dụng, dịch vụ, sản phẩm và giải pháp dựa trên công nghệ số, góp phần đưa thế giới vào kỷ nguyên số hóa. Đồng thời, sự phát triển thần tốc của CNTT cũng đem lại những thách thức và cơ hội mới, tạo ra môi trường cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trên thị trường.

1.2. Chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi các hoạt động, quy trình, dịch vụ, sản phẩm và thông tin từ hình thức truyền thống sang dạng số hoá. Chuyển đổi số thường liên quan đến việc sử dụng công nghệ số để tự động hóa và cải tiến các hoạt động kinh doanh, quản lý, sản xuất, giao tiếp, và tương tác với khách hàng. Điển hình trong quá trình chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), điện toán đám mây (cloud computing), Internet of Things (IoT), blockchain để tận dụng dữ liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động, cải tiến trải nghiệm khách hàng, tạo ra giá trị mới và đạt được những lợi ích kinh tế – xã hội nhất định.

Chuyển đổi số không chỉ là quá trình kỹ thuật, mà còn đòi hỏi sự thay đổi toàn diện trong tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, quản lý, và công nghệ thông tin, đồng thời cũng đặt ra những thách thức về bảo mật dữ liệu và an ninh.

2. Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số

2.1. Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu thông minh

Dữ liệu là tài nguyên quý giá trong thời đại số. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai hệ thống quản lý dữ liệu thông minh nhằm khai thác tối ưu nguồn tài nguyên này, giúp nhà quản trị có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đúng thời điểm. Một hệ thống quản lý dữ liệu thông minh cần bao gồm những chức năng cốt lõi sau:

• Tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Hệ thống quản lý dữ liệu thông minh cần có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, các nguồn dữ liệu bên ngoài và dữ liệu từ khách hàng, đối tác. Quy trình thu thập dữ liệu tự động sẽ góp phần đảm bảo tính chính xác, đồng nhất và liên tục của dữ liệu; đồng thời giảm thiểu công sức và sai sót so với phương pháp thu thập dữ liệu thủ công.
• Phân tích dữ liệu thông minh: Hệ thống quản lý dữ liệu thông minh cần có khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu để đưa ra những thông tin giá trị cho doanh nghiệp. Công nghệ học máy, trí tuệ nhân tạo, và khoa học dữ liệu có thể được áp dụng để phân tích dữ liệu một cách tự động và nhanh chóng, giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình và đưa ra quyết định đúng đắn.
• Tạo báo cáo tự động trực quan: Hệ thống quản lý dữ liệu thông minh có thể tự động tạo ra các báo cáo dữ liệu đáng tin cậy giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của mình và làm cơ sở để đưa ra các quyết định quản trị. Công nghệ tự động tạo báo cáo, bảng biểu, đồ thị,… được cập nhật theo thời gian thực (realtime) có thể được áp dụng để giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan và phản hồi nhanh chóng với các “điểm nóng” trong quy trình vận hành.

2.2. Tích hợp hệ thống tự động hóa quy trình

BPA (Business Process Automation) là công nghệ tự động hóa quy trình, có khả năng tối ưu hóa hoạt động vận hành và tinh gọn hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc triển khai BPA đóng vai trò quan trọng vào quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số của doanh nghiệp. Cụ thể hệ thống tự động hóa quy trình giúp:

• Tối ưu hóa quy trình vận hành: BPA giúp tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp, giảm bớt các thao tác thủ công, lặp lại, đồng thời tăng tốc độ xử lý và giảm thời gian hoàn thành công việc. Các quy trình được thực hiện nhanh chóng, chính xác và nhất quán, từ đó tối ưu hóa hoạt động vận hành cho doanh nghiệp.
• Tăng cường tính hiệu quả và năng suất: BPA giúp giảm bớt công sức và thời gian của nhân viên trong việc xử lý các công việc lặp lại, đơn điệu. Đồng thời BPA cũng góp phần giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực, giúp nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lực và chất xám hơn. Điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và năng suất của tổ chức.
• Đồng bộ hóa và giảm thiểu sai sót: Công nghệ tự động hóa quy trình đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc xử lý dữ liệu và các nhiệm vụ kinh doanh, giúp đạt được mức độ chính xác cao và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót do vận hành thủ công.
• Tích hợp hệ thống: BPA có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp như phần mềm HRM (Human Resources Management), CRM (Customer Relationship Management) và nhiều hệ thống khác. Điều này giúp đẩy mạnh tính liên kết và đồng nhất của các quy trình kinh doanh, đồng thời giúp tăng cường khả năng quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

2.3. Khai thác nền tảng điện toán đám mây (Cloud-based)

Triển khai các giải pháp đám mây là một trong những bước quan trọng trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc ứng dụng chuyển đổi số dựa trên nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về cơ sở hạ tầng, tăng tính linh hoạt, đồng thời cho phép truy cập từ xa và chia sẻ dữ liệu dễ dàng. Để triển khai các giải pháp công nghệ thông tin trên nền điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể:

• Chuyển đổi hạ tầng công nghệ thông tin lên đám mây: Doanh nghiệp có thể di chuyển các hạ tầng công nghệ thông tin của mình, chẳng hạn như máy chủ, lưu trữ dữ liệu, hệ thống mạng lên nền tảng điện toán đám mây. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt nguồn tài nguyên vật lý cần thiết để duy trì hạ tầng IT trong nội bộ, đồng thời tận dụng các dịch vụ đám mây theo nhu cầu một cách linh hoạt và tiết kiệm.
• Sử dụng các dịch vụ SaaS (Software as a Service): SaaS là một giải pháp phần mềm dịch vụ được phát triển trên nền điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp truy cập các phần mềm phổ biến như CRM, HRM hay công cụ quản lý dự án mà không cần phải triển khai và quản lý trên hệ thống máy chủ nội bộ. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo tính cập nhật và giảm nguy cơ mất mát dữ liệu.

2.4. Xây dựng văn hóa số trong tổ chức

Tổ chức cần xây dựng một môi trường linh hoạt, cởi mở và đổi mới, nơi mà công nghệ thông tin được coi là công cụ hỗ trợ và động lực để nâng cao sự sáng tạo và cải tiến liên tục trong mọi hoạt động của tổ chức. Văn hóa số trong tổ chức được xây dựng dựa trên 3 nền tảng cốt lõi:

• Tận dụng công nghệ thông tin: Tổ chức cần tận dụng các công nghệ thông tin tiên tiến để tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao hiệu quả và giảm bớt thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng các công cụ quản lý dự án – công việc, hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực,…
• Khuyến khích sự sáng tạo: Văn hóa số trong tổ chức cần khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới từ các thành viên trong tổ chức. Văn hóa số có thể được xây dựng bằng cách kiến tạo môi trường thúc đẩy sự sáng tạo, động viên nhân viên đưa ra ý tưởng mới, đưa ra gợi ý và phản hồi tích cực, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các hoạt động nghiên cứu và phát triển của tổ chức.
• Cải tiến liên tục: Văn hóa số trong tổ chức cần đặt trọng tâm vào sự cải tiến liên tục. Các dự án thực hiện trong tổ chức cần được đánh giá định kỳ để rút ra bài học kinh nghiệm, làm cơ sở để cải tiến quy trình, tăng cường hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.